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Há inúmeras formas de trabalhar e aumentar a produtividade de sua empresa. Mas a mais efetiva é entregando, com user onboarding, conhecimento profundo de suas ferramentas a seus colaboradores.

  • Definir metas e trabalhar no método Agile;
  • Usar o método Pomodoro;
  • Afastar distrações;
  • Diminuir reuniões e relatórios;

Há uma infinidade de ações que podem melhorar a produtividade de equipes sem onerá-las ou aumentar a carga de trabalho dos seus colaboradores.

Porém, de nada adianta traçar metas ou utilizar pomodoro se seus colaboradores encontram dificuldades na operação dos softwares que utilizam internamente em sua empresa.

Segundo pesquisa realizada pela Conpass, 73% dos usuários de software web encontram dificuldades ao acessar pela primeira vez um produto. Ou seja, em uma equipe de novos colaboradores, ou mesmo de profissionais que estão testando um novo software, 73% deles tendem a não obter sucesso na ação.

Isso tem implicadores negativos para empresas, pois é gasto mais tempo em treinamento em softwares e, consequentemente, os custos de uma operação aumentam na mesma proporção.

Para ajudá-lo a reduzir estes custos, listamos neste material 4 formas de aplicar o user onboarding para aumentar a produtividade de sua equipe e reduzir o tempo de treinamento em softwares web.

1. O que é user onboarding

User onboarding é o processo de aumentar a percepção de valor de um usuário, em seu primeiro contato com um produto, ajudando-o a ter sucesso.

Isto é: quando um usuário entra pela primeira em um software web, ele é recebido por um assistente de user onboarding que irá guiá-lo a ações chave dentro do produto; guiando-o ao sucesso rápido.

Aqui na Conpass chamamos esse processo de Aha Moment, que acontece no exato momento em que o usuário tem a percepção e a clareza da entrega de valor que o software pode oferecer.

Por exemplo, em um software de gestão de pessoas, o Aha Moment poderia acontecer quando o gestor percebe como é fácil segmentar currículos na plataforma e que pode responder aos candidatos sem sair do produto.

Com este valor entregue, o método de onboarding guia o usuário para o WOW Moment, ou seja, o momento em que a pessoa alcança o sucesso rápido dentro do software. No exemplo, acima o WOW Moment pode ocorrer quando o gestor envia um e-mail para o candidato pela plataforma e recebe uma resposta.

Além desses processos que você pode entendê-los profundamente aqui, o sucesso do usuário segue dentro do onboarding pelos ongoings. Sucessos secundários dentro do software que levam ao usuário o entendimento completo da plataforma e seus benefícios.

2. Diminua o tempo de treinamento

Que ferramentas você utiliza na sua empresa para apresentar seus colaboradores a toda à organização? Provavelmente vários: vídeos; reuniões; tour guiados pela empresa, etc.

Em um software a lógica é a mesma. Um novo usuário precisa de treinamento adequado para performar.

No entanto, é comum às empresas, destinarem uma pessoa ou time para treinar seu pessoal, mas esse processo tem dois problemas bem claros:

  • é caro → destinar uma pessoa para treinar outras em um software consome o tempo de quem está sendo treinado e de quem treina. Vamos imaginar que um heavy user leve em média 12h para se ambientar em um software. Por este raciocínio, você investe 24h (se forem apenas duas pessoas). Por outro lado, ao automatizar esse processo, você dá mais liberdade ao novo colaborador que irá aprender interagindo com o software e ganha em produtividade, pois o tutor desse novo funcionário pode se focar em tarefas estratégicas do treinamento e apenas tirar dúvidas pontuais sobre o software.
  • suporte inexistente → uma vez que o novo colaborador recebe o treinamento ao software, ele parte à prática, onde surgem dúvidas, esquecimentos e frustrações. Nesse caso você tem novamente o investimento de horas em baixa performance e constantes interrupções ao tutor. Novamente, o user onboarding resolve esse problema de maneira simples, pois sempre que houver dúvidas, o colaborador pode acessar o assistente virtual do onboarding e refazer o passo onde possui dúvida.

3. Otimizando treinamento com dados

Uma vez que o user onboarding é instalado em seu software web é possível, sempre que necessário alterar passos e otimizá-los de acordo com a necessidade de cada grupo a ser treinado.

Além disso, sempre que houver atualização de funcionalidades, ao invés de enviar um e-mail para toda a empresa, produzir um vídeo explicativo ou chamar uma reunião você pode simplesmente setar uma notificação para informar toda sua base sobre onde está a nova funcionalidade, para que ela serve e como usá-la.

Outro ponto interessante ao automatizar o treinamento com user onboarding é a possibilidade de analisar os dados de conclusão dos passos por meio do analytics. Você pode observar por meio de dados quem são os colaboradores que estão finalizando o treinamento, em quanto tempo estão concluindo, os passos e onde estão tendo dificuldades e quem não está concluindo o onboarding.

Ao avaliar esses dados é possível melhorar processos, entender onde estão os gaps de treinamento nos softwares e o comportamento dos usuários em cada fluxo.

Por fim, o onboarding irá aumentar a produtividade de suas equipes ao otimizar o treinamento e o conhecimento aprofundado que seus colaboradores terão das ferramentas utilizadas no dia a dia.

4. Gap de Ensino

Outra forma muito difundida de treinamento são vídeos corporativos. Trabalhar com vídeos é recomendado, pois aguça a curiosidade e a atenção das pessoas e traz familiaridade, por sermos acostumados a interagir com o formato a todo momento. Porém, em treinamentos de softwares o formato pode não ser muito efetivo.

Há um problema ao usá-lo como tutorial de softwares:

Para assistir um vídeo é necessário sair do software ou mesmo vê-lo sobre o produto. O problema aqui é que o vídeo, ou mesmo um tutorial em texto (estilo FAQ), não permite aplicar os aprendizados obtidos sobre o produto ao mesmo tempo. Uma maneira de fazer isso seria: ver o vídeo, pausar, ir na ferramenta e testar. Contudo isso leva tempo e torna-se inviável em um software com muitas funcionalidades. Por outro lado, um assistente de user onboarding permite que os ensinamentos do fluxo sejam trabalhados em tempo real. Isto é, o usuário é conduzido a executar a tarefa e após aprendê-la dá o próximo passo

A andragogia (pedagogia para adultos), reforça esse ponto, um adulto aprende na prática. Trocando experiências e praticando o que aprendeu em um produto ou com outros adultos.

Logo, se o usuário assitir um treinamento em vídeo ou tiver que ler um tutorial (onde há uma grande quantidade de informações) ele vai entender tudo, mas, de fato, não irá assimilar o conhecimento necessário para a operação do software.

Para a empresa isso é negativo porque há a ilusão de que o treinamento foi efetivo e para o colaborador há a ilusão do aprendizado.

Porém, ao utilizar o software, como falamos acima as dúvidas surgem e o mais comum é o usuário abrir tickets de suporte, com a dúvida. Em geral, empresas de software tem uma média de 30% de chamados em suporte por dúvidas. A questão é que cada chamado aberto por dúvida, sendo interno ou externo, gera gasto de tempo desnecessário e improdutividade.

A maneira mais efetiva de resolver isso é com user onboarding, pois como citamos acima, o usuário sempre que tiver dúvida sobre algum passo já concluído poderá acessar o assistente e tirar a dúvida, deixando o suporte apenas para problemas efetivos (bugs) no produto.

Concluindo, o user onboarding é um conceito novo muito utilizado para aumentar vendas, reduzir churn (cancelamentos) e tem diversos benefícios que podem ser aplicados dentro das organizações para otimizar e acelerar treinamentos de colaboradores. E se você quer conhecer mais sobre o conceito, fique ligado aqui no site da Vidmonsters ou acesse www.useronboarding.com.br

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